DE: Datenschutzerklärung

Fassung vom 10. September 2026.

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung

Die A-Z Geschäftsbesorgungs UG (haftungsbeschränkt), Amtsgericht Berlin (Charlottenburg), HRB 239083, Wilhelm-von-Siemens-Straße 16-18, 12277 Berlin, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Oliver Sauereßig, ist Anbieterin von Octodus und Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts für die Zwecke, die sie bei der Bereitstellung ihres Dienstes festlegt. E-Mail: labs@octodus.com.

Diese Erklärung gilt für die Website octodus.com sowie für das Web-Dashboard, den Bot, Spaces und die Integrationsfunktionen, die im Rahmen der Octodus-AGB bereitgestellt werden. Das Lesen einer Übersetzung dieser Erklärung ändert weder die Anbieterin noch die hier beschriebene Zuordnung von Pflichten.

Übermittelt eine Organisation Daten ihrer Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden oder anderer Personen, damit der Dienst deren Anweisungen ausführt, bestimmt diese Organisation die rechtmäßigen Zwecke einer solchen Übermittlung und Verarbeitung. Die Pflichten der Anbieterin bei der Verarbeitung im Auftrag dieser Organisation richten sich nach anwendbarem Recht und einer gegebenenfalls erforderlichen Auftragsverarbeitungsvereinbarung. Diese Erklärung ersetzt eine solche Vereinbarung nicht und befreit die Anbieterin nicht von ihren eigenen Pflichten.

2. Welche Daten diese Erklärung betrifft

Welche Datenkategorien verarbeitet werden, hängt von den genutzten Funktionen und dem Inhalt Ihrer Aufgabe ab. Dazu können gehören:

• Konto- und Verbindungsdaten: Name, Kontaktdaten und Kennungen, die von Ihnen oder Ihrem gewählten Anmeldedienst stammen; Kennungen für Nutzerinnen und Nutzer, Chats und Spaces sowie Angaben zur Mitgliedschaft und zu Rechten in einem Team.
• Inhalte Ihrer Arbeit: Nachrichten, Aufgaben, Links, hochgeladene Dokumente und andere Dateien, Bilder, Audio- und Videomaterial, Ergebnisse und Zwischenergebnisse sowie Protokolle der ausgeführten Vorgänge. Übermitteln Sie Sprache oder Medien, kann die Verarbeitung deren Umwandlung in Text oder ein anderes Format zur Ausführung der Aufgabe umfassen.
• Projektkontext und -gedächtnis: Informationen, Schlussfolgerungen, Anweisungen und Materialien, die zur Fortsetzung der Arbeit gespeichert werden. Das Gedächtnis kann Informationen aus früheren Nachrichten und Dateien enthalten und nicht nur deren ursprüngliche Kopien.
• Integrationsdaten: Informationen, die über eine von Ihnen autorisierte Verbindung zugänglich sind, Verbindungsparameter sowie von Ihnen bereitgestellte Tokens, Schlüssel oder andere Zugangsdaten. Diese Inhalte können Angaben zu Dritten enthalten, sofern diese in den von Ihnen übermittelten Materialien oder in einem verbundenen System enthalten sind.
• Bestell- und Abrechnungsdaten: Angaben zu Kundin/Kunde und Zahlender/Zahlendem, Rechnungsdaten, eingegangene Zahlungen und Bestätigungen, Energieverbrauch und Aufladungen sowie abrechnungsbezogene Korrespondenz. Dies bedeutet nicht, dass der Dienst jedes Feld erhält, das direkt in das Formular eines Zahlungsdienstleisters eingegeben wird.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Zeitstempel, Aktionen auf der Website, Cookies und lokale Einstellungen, sofern verwendet, Aufgabenstatus, Verbrauchsumfang, Fehler- und Sicherheitsereignisprotokolle.
• Support-Anfragen und die zu deren Bearbeitung von Ihnen bereitgestellten Materialien.

Übermitteln Sie keine personenbezogenen Daten, Passwörter oder Geheimnisse, die über das für eine Aufgabe Erforderliche hinausgehen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, einschließlich Gesundheitsdaten, biometrischer Daten zur Identifizierung einer Person sowie gesetzlich geschützter Geheimnisse, dürfen nicht übermittelt werden, solange die erforderlichen rechtlichen und technischen Voraussetzungen nicht vorliegen. Das bloße Vorhandensein einer Upload- oder Integrationsfunktion in der Oberfläche belegt für sich genommen keine Eignung für solche Daten.

3. Quellen, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Daten stammen von Ihnen, autorisierten Mitgliedern Ihres Space, Ihrem gewählten Anmeldedienst und verbundenen Systemen; technische Daten entstehen bei der Nutzung des Dienstes. Ob eine Verarbeitung erforderlich ist, wird anhand des konkreten Zwecks beurteilt:

• Einrichtung und Pflege eines Kontos, Zugang zu einem Space, Ausführung von Aufgaben, Speicherung des dafür nötigen Kontexts und Bereitstellung von Ergebnissen: Erfüllung des Vertrags mit der betroffenen Person; für Daten anderer Personen ist eine eigene geeignete Rechtsgrundlage und, soweit erforderlich, eine Verarbeitungsanweisung notwendig.
• Bearbeitung von Bestellungen sowie Erfassung von Zahlungen, Verbrauch und erforderlichen Dokumenten: Vertragserfüllung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
• Bearbeitung von Support-Anfragen, Fehlerbehebung und Aufrechterhaltung der Betriebsfähigkeit: Vertragserfüllung, Einhaltung des Rechts sowie, soweit zulässig, berechtigte Interessen der Anbieterin unter Abwägung Ihrer Rechte.
• Verhinderung unbefugten Zugriffs und Missbrauchs sowie Streitbeilegung: gesetzliche Pflichten und zulässige Grundlagen des berechtigten Interesses zum Schutz von Rechten.
• Analyse der Website-Nutzung: Bewertung, welche Seiten und Oberflächenelemente genutzt werden, vorbehaltlich der in Abschnitt 10 beschriebenen Anforderungen an Analyse und Einwilligung.

Ist für einen Zweck eine Einwilligung erforderlich, muss diese konkret sein und getrennt von der Annahme anderer Dokumente eingeholt werden. Das Lesen dieser Erklärung, die Annahme der AGB oder Stillschweigen ersetzen die erforderliche Einwilligung nicht. Fehlen Daten, die objektiv für eine Funktion erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben sind, kann diese Funktion nicht verfügbar sein; dies rechtfertigt nicht die Anforderung überschießender Daten.

Daten werden nicht an Dritte verkauft. Die Nutzung von Inhalten für Werbung, ein öffentliches Portfolio oder das Training von Modellen wird nicht allein durch die Annahme der AGB oder das Lesen dieser Erklärung gestattet.

4. KI, Werkzeuge und Training

Um Ihnen zu antworten und eine Aufgabe auszuführen, nutzt der Dienst KI-Berechnungen und Werkzeuge, einschließlich externer Dienste. Diese können die Anfrage, die notwendigen Teile des Verlaufs und Gedächtnisses, Dateien oder Auszüge davon, Ergebnisse früherer Schritte sowie technische Parameter erhalten. Eine mehrstufige Aufgabe kann mehrere Aufrufe erfordern, einschließlich wiederholter Aufrufe und Aufrufe an unterschiedliche Anbieter. Die Lizenz für ein bestimmtes Modell und die Partei, die eine Anfrage tatsächlich verarbeitet, sind nicht immer dieselbe Stelle.

Die Ausführung einer Anfrage, Speicherung, technische Sicherheitsprüfung, Qualitätsbewertung und das Training von Modellen sind unterschiedliche Arten der Nutzung. Diese Erklärung gewährt keine allgemeine Erlaubnis, Modelle mit Ihren Materialien zu trainieren. Eine Verarbeitung für einen gesonderten, zusätzlichen Zweck erfordert eine eigene Rechtsgrundlage sowie die erforderliche Information oder Einwilligung.

Diese Erklärung verspricht weder eine einheitliche Aufbewahrungsfrist noch eine universelle Zusage des Verzichts auf Training bei jedem externen Anbieter: Die Bedingungen hängen vom tatsächlich genutzten Dienst, der Funktion und dem Modus ab. Erfordert eine Aufgabe einen besonderen Vertraulichkeitsmodus, eine Zusage des Trainingsverzichts oder eine auf ein bestimmtes Gebiet beschränkte Verarbeitung, ist dies vor Übermittlung der betreffenden Materialien zu vereinbaren. Anfragen zu Empfängern und geltenden Bedingungen können über die Kontaktangaben in Abschnitt 1 gestellt werden. Dieser Absatz berechtigt die Anbieterin nicht, Daten ohne erforderliche Rechtsgrundlage weiterzugeben oder eine vereinbarte Beschränkung zu verletzen.

5. Wer erhält Zugang

Zugang und Offenlegung sind auf den jeweiligen Zweck und die jeweilige Rechtsgrundlage beschränkt. Empfänger können sein:

• Autorisierte Mitglieder und Administratorinnen bzw. Administratoren Ihres Space im Rahmen der erteilten Berechtigungen. Gemeinsamer Verlauf, Dateien und Gedächtnis können für das Team sichtbar sein; das Ausscheiden eines Mitglieds entspricht nicht der Löschung aller gemeinsamen Materialien.
• Personen, die den Dienst betreiben und unterstützen, soweit der Zugang für ihre Aufgaben erforderlich ist und sie entsprechenden Vertraulichkeitspflichten unterliegen.
• Anbieter von Rechenleistung und KI, von Hosting und Speicherung, technischer Wartung sowie Kommunikationsmitteln; Anbieter von Autorisierung, Analyse und Abrechnung, jeweils im Rahmen der tatsächlich genutzten Funktion.
• Von Ihnen verbundene Dienste und Adressaten von im Rahmen Ihrer Aufgabe vereinbarten Handlungen. Das Versenden einer Nachricht, eine Veröffentlichung oder die Bereitstellung eines Ergebnisses kann dessen Inhalt den genannten Empfängern oder einem unbestimmten Personenkreis offenlegen.
• Zuständige Behörden und andere Stellen, soweit eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist oder eine andere geeignete Rechtsgrundlage besteht.

Der Dienst bietet seinen Bot derzeit über Telegram an: Es gilt die Datenschutzerklärung von Telegram für Ihre Nutzung von Telegram. Dies ist keine abschließende Liste aller Anbieter und bestätigt nicht, dass jede Aufgabe an jeden von ihnen übermittelt wird. Ein Drittdienst kann die Verarbeitung im Rahmen Ihrer Beziehung zu ihm selbst bestimmen; ein Verweis auf dessen Erklärung entbindet die Anbieterin nicht von ihren eigenen Pflichten. Setzt der Dienst einen bestimmten Hosting- oder Analyseanbieter ein, wird dieser Abschnitt entsprechend aktualisiert und benennt ihn.

6. Ort der Verarbeitung und Übermittlungen

Die Infrastruktur und Datenverarbeitung von Octodus erfolgen auf Servern mit Standort in Deutschland. Dies ist die bestätigte technische Tatsache zum Hosting- und Verarbeitungsort der Dienstdaten.

Aufrufe externer KI-Werkzeuge und von Ihnen verbundener Dienste können nach deren eigenen Regeln in anderen Ländern stattfinden; solche Aufrufe ändern weder die Tatsache, dass sich die eigene Infrastruktur von Octodus in Deutschland befindet, noch die Pflichten der Anbieterin.

Für die Verarbeitung und eine etwaige Übermittlung gelten die anwendbaren Anforderungen an Rechtsgrundlage, Lokalisierung, Informationspflichten, Beschränkungen und Datenschutz, einschließlich der DSGVO-Regeln zu Übermittlungen außerhalb der EU/des EWR, soweit einschlägig. Die Nutzung eines ausländischen Dienstes oder eine Einwilligung der Nutzerin bzw. des Nutzers allein heben diese Anforderungen nicht auf. Ist ein besonderer Übermittlungsmechanismus oder eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung erforderlich, muss dieser vor der betreffenden Verarbeitung vorliegen. Angaben zu Sie betreffenden Empfängern, Ländern und geltenden Schutzmaßnahmen können bei der Anbieterin erfragt werden. Die Nennung eines Landes oder Anbieters ist keine Zertifizierungsaussage und keine Bestätigung, dass das gesamte System den Anforderungen einer bestimmten Rechtsordnung entspricht.

7. Verbindungen und Schutz der Daten

Eine Verbindung kann OAuth oder ein anderes, für die jeweilige Integration vorgesehenes Verfahren zur Erteilung des Zugriffs nutzen. Erteilen Sie nur die tatsächlich erforderlichen Berechtigungen. Eine Verbindung ist kein unbeschränkter Auftrag: Umfang und Abstimmung der Handlungen richten sich nach den AGB und der konkreten Aufgabe.

Die Anbieterin ist verpflichtet, die erforderlichen organisatorischen und technischen Schutzmaßnahmen zu treffen, den Zugriff auf dessen Zweck zu beschränken und anvertraute Informationen vertraulich zu behandeln. Diese Erklärung verspricht weder das Ausbleiben jedes Vorfalls noch eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, noch dass autorisiertes Support-Personal niemals auf Materialien zugreifen kann.

Bei Kompromittierung widerrufen oder ersetzen Sie den Zugang unverzüglich im betreffenden System und benachrichtigen Sie den Support. Der Widerruf beendet die Möglichkeit neuer Aufrufe im Rahmen des widerrufenen Zugangs, macht bereits ausgeführte Vorgänge aber nicht rückgängig und löscht bereits erhaltene Daten nicht automatisch. Die Folgen für gespeicherte Materialien werden gesondert geprüft.

8. Speicherung und Löschung

Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als für einen rechtmäßigen Zweck erforderlich ist. Die Frist richtet sich nach Kategorie und Umständen:

• Konto-, Mitgliedschafts- und Einstellungsdaten werden zur Aufrechterhaltung des Zugangs gespeichert, danach nur bei einem weiteren rechtmäßigen Bedürfnis.
• Aufgaben, Ergebnisse, Dateien und Gedächtnis werden zur Ausführung und Fortsetzung Ihrer Arbeit, zur Bereitstellung des Verlaufs und zum Betrieb des Space gespeichert, solange der jeweilige Zweck und die Rechtsgrundlage fortbestehen. Ein Löschantrag wird unabhängig davon geprüft, ob Sie andere Funktionen weiter nutzen.
• Zugangsdaten werden nur solange gespeichert, wie die aktive Verbindung sie benötigt; die Beendigung einer Verbindung erfordert eine gesonderte Prüfung, ob gespeicherte Zugangsdaten und zuvor erhaltene Materialien zu löschen sind.
• Abrechnungsunterlagen und Nachweise des Vertragsverhältnisses werden für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen und den zulässigen Zeitraum zur Verteidigung gegen Ansprüche aufbewahrt. Die Löschung eines Kontos hebt gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht auf.
• Protokolle und Support-Aufzeichnungen werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Untersuchung eines Fehlers oder Vorfalls, zur Verteidigung von Rechten und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Das Löschen einer Nachricht, einer Datei, des Gedächtnisses eines Projekts, eines Kontos und eines gesamten Space sind unterschiedliche Vorgänge. Ein Antrag sollte die betroffenen Ausgangsdaten, das daraus abgeleitete Gedächtnis und etwaige verwaltete Kopien benennen; er beschränkt sich nicht auf das Ausblenden einer Nachricht in der Oberfläche. Bei der Bearbeitung werden Rechte anderer Mitglieder, Pflichten der Kundin bzw. des Kunden und rechtmäßige Gründe für die Aufbewahrung einzelner Datensätze berücksichtigt.

Sicherungs- und Spiegelkopien sowie Kopien bei externen Empfängern können einem eigenen Aufbewahrungs- und Löschzyklus unterliegen. Die sofortige Vernichtung sämtlicher Kopien oder eine einheitliche Frist in Tagen wird nicht zugesagt. Dies ist keine Erlaubnis zur unbegrenzten Aufbewahrung: Die gesetzlichen Anforderungen zur Beendigung der Verarbeitung und zur Löschung gelten weiterhin. Auf Anfrage werden die geltenden Fristen oder Kriterien, etwaige Ausnahmen sowie das Vorgehen bei der Bearbeitung mitgeteilt. Bereits rechtmäßig veröffentlichte Daten oder an einen unabhängigen Empfänger übermittelte Daten lassen sich nicht immer mit einem einzigen Befehl innerhalb von Octodus löschen; die eigenen Pflichten der Anbieterin bleiben bestehen.

9. Ihre Rechte und Anfragen

Soweit gesetzlich vorgesehen, haben Sie das Recht auf Information über die Verarbeitung und Auskunft über Ihre Daten, auf Berichtigung, Einschränkung, Sperrung oder Löschung, auf Widerruf einer Einwilligung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie auf eine übertragbare Kopie Ihrer Daten. Umfang und Ausübung dieser Rechte richten sich nach anwendbarem Recht, einschließlich der DSGVO. Sie können sich an die für Sie zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden — in Berlin die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, oder die für Ihren Wohnort zuständige Behörde — und ein zuständiges Gericht anrufen.

Schreiben Sie an labs@octodus.com oder an die Postanschrift in Abschnitt 1. Geben Sie an, welche Daten oder welcher Space betroffen sind und welche Maßnahme Sie beantragen. Ein vollständiges technisches Protokoll ist nicht erforderlich; senden Sie kein Passwort und kein aktives Geheimnis. Zur Verhinderung der Offenlegung fremder Daten kann ein angemessener Nachweis der Identität oder Berechtigung verlangt werden.

Antwort und erforderliche Maßnahmen erfolgen innerhalb der gesetzlichen Fristen. Kann einem Antrag nicht vollständig entsprochen werden, werden Grundlage, zulässige Einschränkungen und das weitere Vorgehen mitgeteilt. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung und beendet keine Verarbeitung, für die eine andere Rechtsgrundlage besteht. Werden Daten im Auftrag einer Organisation verarbeitet, wird ein Antrag unter Berücksichtigung von deren Rolle bearbeitet; fehlender Zugang zu einem Konto nimmt Ihnen nicht das Recht, sich direkt an die Anbieterin zu wenden.

10. Cookies und Analyse

Zum Datum dieser Fassung lädt octodus.com keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und betreibt kein Cookie-Consent-Banner, da kein solches Werkzeug auf der Website eingesetzt wird. Die Seite selbst lädt Schriftarten von Google Fonts (fonts.googleapis.com / fonts.gstatic.com), um ihre Typografie darzustellen; dabei verbindet sich Ihr Browser mit Servern von Google, die Ihre IP-Adresse nach Googles eigenen Bedingungen verarbeiten können, unabhängig von jedem durch diese Website gesetzten Cookie.

Führt der Dienst später Analyse-, Werbe- oder andere nicht notwendige Cookies oder ähnliche Technologien ein, wird dieser Abschnitt entsprechend aktualisiert, und soweit gesetzlich eine vorherige Einwilligung erforderlich ist, wird diese vor Aktivierung der betreffenden Technologie eingeholt.

Über Ihre Browsereinstellungen können Sie Cookies, lokale Speicherung und Verbindungen zu Drittanbieter-Domains, einschließlich Google Fonts, unabhängig von den Angaben in diesem Abschnitt einschränken.

11. Änderungen dieser Erklärung

Die aktuelle Fassung wird mit Datum auf dieser Seite veröffentlicht. Eine Änderung des Textes stellt keine rückwirkende Einwilligung, keine Erlaubnis für einen neuen Zweck und keine Aufhebung zuvor übernommener Verpflichtungen dar. Erforderliche Information, Einwilligung und sonstige Anforderungen bei einer Änderung der Verarbeitung erfolgen in den gesetzlich oder vertraglich vorgesehenen Fällen und Fristen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen von Octodus.