Inhalt der Anleitung
Eine gute erste Aufgabe ist eine kleine Arbeit, die Sie ohnehin erledigen wollten. Nehmen wir Besprechungsnotizen: Daraus soll eine klare Zusammenfassung entstehen. An diesem Beispiel zeigen wir, welchen Kontext Sie Octodus geben, wie Sie das Ergebnis nachschärfen und was Sie vor der Nutzung prüfen.
Was Sie vorbereiten
- Öffnen Sie Octodus in Telegram oder im Web. Wählen Sie den Chat, in dem Sie diese Aufgabe bearbeiten.
- Bereiten Sie die Besprechungsnotizen vor. Laden Sie für die Übung die Beispieldatei unten herunter: In ihr fehlen bewusst Zuständige und Fristen.
- Legen Sie fest, wer das Ergebnis erhält. Eine Zusammenfassung für die Teilnehmenden und ein Überblick für die Leitung unterscheiden sich im Detailgrad.
Die Quelldateien enthalten Übungsdaten. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen, sobald Sie den Ablauf beherrschen.
Mit Ergebnis und Kontext beginnen
Hängen Sie die Datei an und erklären Sie, was am Ende herauskommen soll: Beschlüsse, Aufgaben und offene Fragen. Nennen Sie die Zielgruppe und das gewünschte Format. Einen Technikbegriff oder einen komplizierten Prompt brauchen Sie dafür nicht.
Arbeiten Sie mit eigenen Unterlagen, hängen Sie ein Muster einer gelungenen Zusammenfassung an. Es zeigt dem Agenten Ihren Standard besser als die Bitte „mach es professionell“.
Erstelle aus den angehängten Notizen eine Zusammenfassung der Besprechung. Sie ist für die Teammitglieder gedacht. Gliedere sie in Beschlüsse, Aufgaben und offene Fragen. Nenne bei jeder Aufgabe die zuständige Person und die Frist nur, wenn die Quelle sie angibt. Kennzeichne fehlende Angaben gesondert. Mache aus Vorschlägen einzelner Teilnehmender keine abgestimmten Beschlüsse.
Das Ergebnis im selben Chat verfeinern
Lesen Sie die erste Fassung und geben Sie eine konkrete Korrektur. Zum Beispiel: „Kürze den Abschnitt Beschlüsse auf drei Punkte, lass die Aufgaben als Tabelle stehen, setze unbeantwortete Fragen ans Ende.“ Die ganze Aufgabe müssen Sie nicht noch einmal erklären.
Wenn Octodus eine Rückfrage stellt, beantworten Sie sie im Rahmen der Aufgabe. Fehlt in den Notizen eine Frist, können Sie sie selbst festlegen und Octodus bitten, sie als Ergänzung nach der Besprechung zu kennzeichnen.
Beispielergebnis
So sieht eine prüfbare Zusammenfassung aus
- Beschluss: Die erste Version der Seite erscheint ohne Rechner.
- Aufgabe: Mia erstellt bis zum 10. September einen Textentwurf. Ben prüft das Formular bis zum 11. September.
- Offene Frage: Wer gibt das Budget für die Fotos frei? Zuständigkeit und Frist sind in den Notizen nicht festgelegt.
Der Knackpunkt und die Kontrolle
Eine plausible Frist oder eine zuständige Person kann ordentlich aussehen, ohne dass das Team sie vereinbart hat. Prüfen Sie jeden Beschluss anhand der Ausgangsnotizen. Fehlen Angaben, sollte ein brauchbares Ergebnis das offen sagen.
Bevor Sie das Ergebnis verwenden
- Alle Beschlüsse wurden in der Besprechung tatsächlich gefasst und nicht nur vorgeschlagen.
- Namen und Fristen stimmen mit der Quelle oder Ihrer späteren Ergänzung überein.
- Ungeklärte Fragen bleiben sichtbar.
- Die Zusammenfassung ist verständlich, ohne den ganzen Chat zu lesen.
So wiederholen Sie das bei Ihrer eigenen Aufgabe
Wenn das Format für Sie passt, speichern Sie es als Vorlage für künftige Besprechungen. Kehrt die Aufgabe häufig wieder, können Sie die Regeln in einem Skill festhalten: Die nächste Anleitung zeigt diesen Ablauf an einem Wochenbericht.
Probieren Sie dieses Szenario aus
Laden Sie die Quelle herunter, kopieren Sie den Prompt und senden Sie ihn zusammen mit der Datei an Octodus.